Kasa fiskalna czy drukarka. Co wybrać?

Rozpoczynając działalność gospodarczą w handlu detalicznym, jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, czyli jeśli Twoimi klientami będą osoby indywidualne, prędzej czy później staniesz  przed koniecznością zakupu urządzenia fiskalnego.

Są oczywiście wyjątki, czyli zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej i wystawiania paragonów, ale to jest temat na inny artykuł. Tutaj tylko wspomnę, że jest zwolnienie do 20 tys. złotych obrotu i dotyczy ono wszystkich przedsiębiorców, z wyjątkiem tych, co do których ustawodawca przewidział bezwzględny obowiązek wystawiania paragonów. Drugim wyjątkiem jest zwolnienie ze względu na sposób płatności, które dotyczy głównie sprzedaży w systemie wysyłkowym.

W tym artykule przedstawię różnice między kasą fiskalną  a drukarką fiskalną, aby ułatwić podjęcie decyzji co do zakupu urządzenia fiskalnego, kiedy już staniecie przed taka koniecznością.

Zacznijmy od tego, że oba urządzenia a więc zarówno kasa fiskalna jak i drukarka fiskalna służą do prowadzenia sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów fiskalnych. Drukarki fiskalne maja też dodatkowo możliwość wystawienia faktury VAT.

Czym się więc różnią te dwa urządzenia? Przede wszystkim:

Kasa fiskalna jest to urządzenie zaprojektowane do samodzielnej pracy, a więc pozwala na prowadzenie sprzedaży bez potrzeby używania dodatkowego sprzętu, czyli komputera.

Nie ma możliwości prowadzenia sprzedaży za pomocą programu komputerowego. Kasę można do komputera podłączyć i odczytać dane dotyczące sprzedaży, ale sama sprzedaż odbywa się poprzez bezpośrednią obsługę urządzenia.

Nie ma możliwości wystawienia paragonu za pomocą programu komputerowego.

Do kasy fiskalnej wprowadzamy informacje o produktach lub usługach (tzw. PLU) za pomocą wbudowanej klawiatury. Można też te dane przygotować na komputerze, korzystając z odpowiedniego programu a potem przesłać do kasy fiskalnej. Po wprowadzeniu danych, a więc nazwy towaru, ceny, podatku VAT możemy rozpocząć sprzedaż.

Na kasie fiskalnej nie ma możliwości kontroli stanów magazynowych.

Drukarka fiskalna pozwala fiskalizować paragony za pomocą programu do prowadzenia sprzedaży. Musimy więc posiadać komputer i odpowiedni program, inaczej nie wydrukujemy paragonu, gdyż drukarka fiskalna pracuje wyłącznie z programem i komputerem.

Dzięki sprzedaży przy pomocy programu sprzedażowego mamy kontrolę nad stanami magazynowymi towarów.

Tak jak wspomniałem wcześniej dodatkowym plusem jest możliwość wydrukowania faktury VAT na drukarce. Takie faktury bezpośrednio z drukarki często dostajemy na przykład na stacjach benzynowych.

W tej chwili mamy kasy i drukarki fiskalne z elektroniczną kopią paragonu. Posiadają one tylko jedna rolkę papieru na paragony dla klientów a kopie zapisywane są na karcie pamięci SD.

Wcześniej przed 2010 rokiem kasy posiadały dwie rolki papieru, jedna na paragony, druga jako kopia dla Urzędu Skarbowego.

Co więc wybrać?

Oczywiście dużo zależy od tego, w jakiej branży działasz, gdzie prowadzisz działalność, jak wielki jest asortyment produktów oraz jaka jest skala tej działalności.

Jeśli masz stragan na targowisku, albo Twoja działalność jest sezonowa, np. sprzedajesz lody, to lepszym wyborem będzie kasa fiskalna, gdyż pracuje ona samodzielnie bez podłączania komputera. Sprawdzi się ona również na parkingu, w salonie fryzjerskim, gabinecie lekarskim lub w kiosku czy niewielkim sklepiku, ale nie ma tutaj żadnej reguły, gdyż np. w kiosku czy małym sklepie równie dobrze można mieć drukarkę fiskalną.

Trzeba też pamiętać, że kasy fiskalne mają ograniczone bazy towarowe PLU, aczkolwiek nowoczesne kasy pozwalają zaprogramować kilkanaście tysięcy artykułów.

Poza tym jeśli ktoś zdecyduje się na kasę fiskalną, warto dobrze zapoznać się z ofertą, są kasy dedykowane małym i średnim punktom handlowo-usługowym, dla mobilnych punktów handlowych, gastronomicznych i usługowych czy tez dla lekarzy, prawników i fryzjerów.

Nie bez znaczenia jest rzecz jasna cena. Kasa fiskalna to wydatek od ok. 700 zł, natomiast w przypadku drukarki fiskalnej ceny zaczynają się od ok. 2000 zł. Jeśli nie posiadasz komputera i programu sprzedażowego to kolejny niemały wydatek.

Ja staram się zawsze myśleć z wyprzedzeniem, a więc nie jak wygląda mój biznes dzisiaj, ale jak będzie wyglądał np. za pół roku czy za rok dlatego w momencie, gdy przekroczyłem owe 20 tysięcy obrotu od razu zdecydowałem się na drukarkę fiskalną. Był to wydatek około 2400 zł. Nieco wcześniej zakupiłem program do prowadzenia sprzedaży za mniej więcej 400 zł. A więc kosztowało mnie to 2800, podczas, gdy zakup kasy fiskalnej wyniósłby ok. 700 zł.

Dość spora różnica, miałem jednak o tyle lepiej, że wychodziłem już wtedy na plus z prowadzonej działalności, zyski wprawdzie były niewielkie, ale pokryły ten wydatek. Gorzej mają Ci, których nie obowiązuje zwolnienie z kasy fiskalnej do 20 tys. obrotu, czyli np. jeśli sprzedają choćby  płyty CD, DVD czy sprzęt fotograficzny i muszą ponieść ten wydatek zaraz po założeniu firmy.

Podejmując decyzję brałem też pod uwagę przede wszystkim to, że w miarę rozwoju firmy i tak będę musiał prędzej czy później zakupić drukarkę fiskalną. Chciałem też mieć lepszą kontrolę prowadzonej działalności i efektywniej zarządzać sprzedażą. Trzeba bowiem pamiętać, że w programie sprzedażowym jest możliwość korzystania z wielu zaawansowanych funkcji do analizy i raportowania.

Bez względu jednak na co się zdecydujecie, odradzam kupowanie urządzeń najtańszych. Zawsze kupujcie sprzęt markowy. Jeśli urządzenie się popsuje to jest duży problem, musicie wtedy wstrzymać sprzedaż. Klient zawsze musi otrzymać paragon, nie może być tak, że poinformujecie go, że macie awarie kasy i w zeszycie odnotujecie sprzedaż a potem wydrukujecie paragon.

Sprawdźcie tez firmę, w której kupujecie, czy zajmują się tylko urządzeniami fiskalnymi lub czy jest to ich główna działalność, czy tylko  poboczna. Jak długo dana firma funkcjonuje na rynku, jak wygląda sprawa serwisu. Czy w razie awarii nie będziecie musieli wstrzymać działalności na cały dzień, bo serwisant może być niedostępny. Serwis to bardzo ważna sprawa, tam, gdzie zakupicie kasę czy drukarkę powinniście ją serwisować.

Na pewno nie kupił bym też urządzenia fiskalnego przez Internet, szczególnie gdzieś w odległej miejscowości, żeby później nie mieć problemów właśnie z serwisem.

Pamiętaj też, że:

Ewidencjonując sprzedaż na urządzeniu fiskalnym macie obowiązek wydać oryginał paragon klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była prowadzona sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto każdego pierwszego dnia miesiąca pracującego, przedsiębiorca ma obowiązek drukować raport miesięczny.

Należy też pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który musi być dokonany nie rzadziej niż co dwa lata. Kopie rolek i raportów dobowych, należy przechowywać przez okres kolejnych 5 lat, kopie paragonów przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Po 5 latach pracy zaistnieje konieczność wymiany modułu fiskalnego kasy, jest to związane z zapełnieniem pamięci urządzenia. Każda pamięć jest ograniczona. W przypadku pamięci fiskalnych granicę wyznacza maksymalna ilość raportów dobowych. W większości urządzeń, pamięci pozwalają na zrobienie około 1850 raportów dobowych.

W praktyce wymiana modułu jest nie opłacalna, może to zając kilka dni, a koszty też nie są małe, dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się na zakup nowego urządzenia.

Zwrot za zakup kasy fiskalnej

I na koniec najważniejsze. Jeśli dopełnisz odpowiednich formalności masz prawo ubiegania się o zwrot za zakup kasy fiskalnej.

Mówi o tym ustawa o podatku od towarów i usług:

Art. 111 ust. 4 – Ustawy o podatku od towarów i usług

Złożyć na piśmie zgłoszenie informujące o liczbie kas rejestrujących, które zamierzasz stosować oraz adresie ich używania. Zgłoszenie to musi zostać złożone do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego w terminie poprzedzającym rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, której zgłoszenie dotyczy;Formalności, jakie musisz dopełnić, aby otrzymać zwrot:

Formalności, jakie musisz dopełnić, aby otrzymać zwrot:

Musisz rozpocząć ewidencjonowanie obrotu i kwot podatków nie później, niż w obowiązujących podatnika terminach;

Musisz również posiadać dowód zapłaty całej należności za kasę fiskalną. Czyli nie zapomnij wziąć faktury za zakupione urządzenie.

Ważna rzecz. Jak mówi artykuł 111, możesz się ubiegać o kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia.

A więc jeśli zamierzasz zakupić kasę rezerwową to musisz to zrobić od razu, żeby uzyskać zwrot. Ja tego niestety nie zrobiłem, mimo iż wiedziałem już wtedy, że sprawa tak wygląda i tego żałuję.

Aktualizacja 10 września 2018

Od 2018 roku sprzedawcy będą musieli wymienić swoje kasy fiskalne, na takie, które posiadają możliwość połączenia z Internetem. Dlatego w tym momencie kupując kasę fiskalną czy drukarkę należy wybrać taki model, który będzie spełniał nowe wymogi. Piszę o tym tutaj.

.

Similar Posts