Księgowość internetowa czy biuro rachunkowe, co wybrać?

Jeśli zakładasz firmę to już na samym początku musisz się zdecydować, czy księgowość będziesz prowadził samodzielnie (księgowość internetowa), czy tez skorzystasz z usług biura rachunkowego.

Jeśli chodzi o księgowość internetową to są dwa modele takiej księgowości:

– samodzielne prowadzenie księgowości poprzez aplikacje internetową,

– połączenie księgowości internetowej z biurem rachunkowym, czyli masz dostęp do aplikacji internetowej, ale masz też wsparcie księgowych.

Wiem, że jest bardzo wielu zwolenników księgowości internetowej, jednak dla mnie pierwsze rozwiązanie, czyli samodzielne prowadzenie księgowości przez internet to kompletne nieporozumienie i nie polecam tego nawet przy bardzo małej skali działalności.

Dlaczego? Ano dlatego, że bierzesz na siebie całą odpowiedzialność za poprawne rozliczenia z fiskusem a na dodatek tracisz swój cenny czas na „zabawy” z fakturami zamiast zajmować się biznesem. Ktoś powie, że księgowość internetowa to oszczędność a dla początkującego przedsiębiorcy każda złotówka przecież się liczy. Zgoda, tyle tylko, że oszczędności powinieneś poszukać w innych obszarach swojej działalności. Podkreślę jeszcze raz, jeśli prowadzisz samodzielnie księgowość swojej firmy, ponosisz pełną odpowiedzialność za wszelkie błędy, jakie popełnisz. A więc, wkrótce może się okazać, że to, co zaoszczędzisz, możesz szybko i to z solidną nawiązką stracić, jeśli w czasie kontroli skarbowej wyjdą jakieś nieprawidłowości w rozliczeniach.

Samodzielne prowadzenie księgowości moim zdaniem mogą wybrać tylko osoby, które bardzo dobrze znają przepisy i na bieżąco śledzą zmiany w przepisach. Jeśli zdecydujesz się na takie rozwiązanie będziesz musiał poświęcić na to sporo cennego czasu i energii, nie mówiąc już o stresie w przypadku kontroli Urzędu skarbowego.

Pamiętaj, że w przypadku samodzielnej księgowości online nie płacisz za usługę księgową, ale za dostęp do oprogramowania za pomocą którego sam prowadzisz ewidencję.

Ceny dostępu do oprogramowania zaczynają się od 30 zł.

Drugie rozwiązanie to połączenie księgowości internetowej z obsługa księgową. Jest to w tej chwili chyba najpopularniejsza forma księgowości i jak najbardziej warta przemyślenia. W tym systemie podobnie jak w przypadku samodzielnie prowadzonej księgowości przez internet również masz dostęp do oprogramowania online i za pomocą panelu przesyłasz dokumenty.

Różnica jest jednak zasadnicza, gdyż w tym modelu przekazujesz dokumenty przez internet, lecz nie wykonujesz ich ewidencji oraz wprowadzania, tym zajmują się licencjonowani księgowi.

Dokumenty musisz wcześniej zeskanować lub wykonać ich fotografie. Jeśli dostawca oprogramowania dostarcza również program do wystawiania faktur, wtedy dokumenty sprzedażowe mogą być wysyłane bezpośrednio z programu bez potrzeby skanowania, co jest wygodne.

Poza tym księgowi reprezentują Cię przed urzędami i ZUS-em a także składają za Ciebie deklaracje podatkowe. Otrzymujesz o nich informacje o kwotach podatków i składek ZUS, możesz też w razie pytań skontaktować się telefonicznie lub mailowo.

Na pewno dużym plusem jest tez to, że stale masz wgląd w dokumenty w aplikacji online.

Przy księgowości internetowej musisz mieć oczywiście komputer z dostępem do internetu i skaner (lub aparat fotograficzny).

Ceny księgowości online + biuro rachunkowe to koszt kilkudziesięciu zł. Można znaleźć już od 50 zł., jednak nie szukał bym najtańszych rozwiązań, należy zorientować się, co dana firma oferuje, jakie funkcje oprogramowania, czy udostępnia program do faktur, jaka jest odpowiedzialność biura w przypadku popełnienia błędów w księgowaniu, czy reprezentuję firmę przed US i ZUS. I konieczne należy podpisać umowę z daną firmą, w której ta odpowiedzialność będzie jasno okreslona.

Jeśli nie chcesz korzystać z księgowości internetowej możesz zdecydować się na tradycyjne biuro rachunkowe.

W takim modelu zbierasz dokumenty z całego miesiąca i zawozisz je do biura rachunkowego, następnie biuro księguje dokumenty i przesyła Ci informację o wysokości podatków i składek ZUS. Biuro również reprezentuje Cię przed urzędami i ZUS-em.

Ja nadal korzystam z tradycyjnego biura rachunkowego, bo jest to dla mnie najwygodniejsza forma. Po zebraniu dokumentów, do 10-tego każdego miesiąca zawożę dokumenty do biura, oni księgują, przysyłają mi mailowo informacje o wysokości podatków i ZUS z terminami i numerami kont, gdyby była kontrola np. z urzędu skarbowego, wtedy urzędnicy przychodzą do biura. Jeśli mam jakieś pytania to dzwonię lub piszę maila. I to wszystko.

Nie twierdze, że jest to najlepsza forma, ale wciąż dużo przedsiębiorców korzysta z tradycyjnych biur rachunkowych. Dla mnie jest to akurat najwygodniejsza forma, nie chce tracić czasu na skanowanie dokumentów a ceny za usługę tak naprawdę są niewiele wyższe niż w przypadku księgowości online-ofline, czyli internet + obsługa księgowa, poza tym mam bardzo elastyczne biuro, które nie dolicza opłat, jeśli nieco przekroczę ustaloną liczbę faktur.

Koszt biura rachunkowego to około 150 zł jest to zazwyczaj zależne od liczby faktur – jeśli nie masz więcej niż 30 faktur, a na początku działalności pewnie zmieścisz się w tym limicie to biuro rachunkowe będzie Cię kosztowało właśnie około 150 zł.

Przy wyborze biura rachunkowego powinieneś wziąć pod uwagę oprócz ceny za prowadzenie księgowości również usługi, jakie dane biuro rachunkowe oferuje, a więc oprócz absolutnie podstawowych usług, takich jak rozliczanie dokumentów, wysyłanie deklaracji do urzędów, reprezentacja w ZUS i US, czy doradztwo w zakresie podatków a także wsparcie w przypadku kontroli US biura rachunkowe mogą oferować również:

– dostęp internetowy do księgowości

– prowadzenie ewidencji środków trwałych

– darmowy program do faktur

– darmowy audyt podatkowy

– pomoc w przygotowaniu dokumentów i wniosków kredytowych

– pomoc w pozyskiwaniu środków unijnych

– Monitorowanie historii BIK

Biuro powinno też zapewnić pomoc przy zakładaniu działalności. Warto też zorientować się czy biuro posiada odpowiednio wysokie OC.

Podsumowując, podkreślę jeszcze raz, nie polecam korzystania z księgowości internetowej w modelu, w którym sam prowadzisz ewidencję.

Polecam wybrać albo księgowość internetową połączoną ze wsparciem księgowych lub tradycyjne biuro rachunkowe, w obu przypadkach konieczne jest podpisanie umowy i należy zwrócić szczególną uwagę na odpowiedzialność biura w razie popełnienia błędów w księgowości. Pierwsza wersja jest nieco tańsza, co wynika też z tego, że sam wykonujesz pewne czynności, takie jak skanowanie dokumentów.

Czy wszystkie firmy mogą korzystać z księgowości internetowej? Generalnie księgowość internetowa przeznaczona jest raczej dla małych firm, co nie znaczy jednak, że większe firmy nie mogą korzystać z księgowości online. Nie wchodzi to raczej w grę w przypadku naprawdę dużych firm, takie firmy mają albo własny dział księgowości albo wynajmują biuro rachunkowe do prowadzenia księgowości.

Similar Posts